İK Politikası

İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI

Birlikte çalıştığımız herkes bizim için değerlidir. Üstün kalite, insana verilen değerle başlar. Bir kişinin tek başına yapamayacağı bir işi, ekip halinde dayanışma ile yapmak temel prensiplerimizden biridir. Bunun sonucunda gelen başarıyı da hep birlikte paylaşırız.

1. İŞE ALIM

Çalışan seçme ve yerleştirmede ana ilke, hiçbir ayrım yapmadan ve ayrıcalık tanımadan işin gerektirdiği yetkinliklere (bilgi, beceri, davranış) sahip, kurum kültürüne uyum sağlayabilecek kaliteli ve birikimli kişilere eşit fırsat vermek ve ilerleme olanağı sağlamaktır.
İşe alınacak çalışan; İnsan Kaynakları Bölümü tarafından talep edilen özlük sicil dosyasında bulunması zorunlu olan evrakları hazırlayıp teslim eder ve çalışanın yapacağı işin niteliği, işe başlama tarihi, deneme süresi, ücreti İş kanununa uygun olarak düzenlenmiş Hizmet Sözleşmesi imzalanır. Çalışanın SGK girişi yapıldığı tarih fiilen işe başladığı tarih olarak belirlenir ve bu tarih İnsan Kaynakları ve çalışanın yöneticisi ile kararlaştırılarak çalışana bildirilir. Bildirilen tarihte işinin başında olması gerekmektedir.

2. ÜCRET YÖNETİM SİSTEMİ

Şirketimizde yapılan işin önem derecesi ve ağırlığı ile orantılı olarak ve liyakat (merit) temelli ücretleri saptayan bir ücret yönetim sistemi uygulanır. İnsan Kaynakları Bölümü, bu sistemin en etkin şekilde kullanılmasından ve idaresinden sorumludur.

3. PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ

Tüm çalışanlarımız, yaptığı çalışmaların şirket hedeflerine uygunluğundan sorumludur ve bu hedeflere ulaşmasında pay sahibidir. İnsan Kaynakları Bölümü, çalışanların iş sonuçlarına katkılarını ölçmek ve geliştirmek amacıyla, ölçülebilir, adil, gerçekçi, hedef ve yetkinlik bazlı bir performans yönetim sistemi kurar ve tüm şirket tarafından uygulanmasını sağlar. Bu sistemi, çalışanların güçlü ve gelişmeye açık yönlerinin belirlenerek eğitim ihtiyaçlarının saptanmasına ve ücret yönetimine veri sağlar.
Erta Lojistik A.Ş. da kurum hedeflerinden, bölüm ve çalışan bazına indirgenmiş hedefler belirlenerek, çalışanların objektif ölçülere dayalı performans değerlendirmeleri yapılır.
Performans değerlendirmede yöneticilerin ayrıca dikkate alması gereken ana kriterler:
– Çalışanın işi ile ilgili sorumlulukları/işini geliştirmesi,
– Kendini geliştirmesi,
– Başkalarını geliştirmesi ve yetiştirmesi,
– Ekip içi uyumu,
– Çalışanın kuruluşa uzun dönemli katkısıdır.
Her çalışan şu anki görevi ve bir sonraki olası görevi konusunda bir plan çerçevesinde yönlendirilir.
Çalışanlara profesyonel gelişimleri için eşit fırsat ve olanak sağlanır.

4. EĞİTİM VE GELİŞİM

İşe yeni başlayan her çalışan, bulunduğu pozisyona bağlı olarak süresi değişen bir oryantasyon programından geçerek, şirket hedefleri ve süreçleri hakkında kapsamlı bir bilgi edinir. Daha sonra, şirketimize kazandırdığımız bu beceri düzeyi yüksek, yeniliklere açık, kendisini ve işini geliştirmeyi amaç edinmiş çalışanlarımızı sürekli eğitim programları ile geliştirmeye çalışırız. Bu amaçla her yıl yapılan eğitim ihtiyaç analizi sonunda çalışanın verimliliğini ve etkinliğini arttıracak eğitimler belirlenir, planlanır ve gerçekleştirilir.
Eğitimler, çalışanın performans değerlendirmesi sonucunda ortaya çıkan gelişim fırsatlarına yönelik olarak, almasında fayda görülen eğitimler veya işin daha başka gereklilikleri doğrultusunda alınmasında fayda görülen ilave eğitimler olarak planlanır ve uygulanır.
Alınan bir eğitim, yöneticilerin gerek görmesi halinde tekrarlanabilir. Çalışanlar, iç ve dış piyasalardaki gelişmeleri takip ederek katılmakta fayda gördükleri faaliyet veya eğitimleri belirleyerek bu eğitime katılmakta neden fayda gördüğünü ve iş sonuçlarıyla ne şekilde ilintili olduğunu açıklayarak ve yöneticilerine danışarak İnsan Kaynakları Bölümü’ne eğitimler önerebilirler.
Şirketteki görevlerin en iyi şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla her görevin kesin ve açık tanımları yapılır. Tüm görev kademelerindeki çalışanların görevlerini yaparken sahip olacakları yetki ve yüklenecekleri sorumlulukların sınırları açık olarak belirtilir.
Başarılı çalışan gelişmesi ve daha önemli kademelere geçmesi için teşvik edilir, yetiştirilir ve gereğinde parasal ve parasal olmayan yöntemlerle ödüllendirilir.
Şirkete yeni giren çalışana şirketin amaçları açıklanır ve bu amaca ulaşmak için kendisinin katkısı üzerinde durulur. Belli dönemlerde çalışanın kendine düşen görevleri ne ölçüde yerine getirdiği kontrol edilip değerlendirilir.
Şirket vizyonu, amacı, değerleri ve hedefleri, süreçlerin ve faaliyetlerin belirlenmesinde temel oluşturur. Daha sonra bu süreç ve faaliyetleri en etkin ve verimli şekilde yerine getirecek kadroları belirlemek üzere organizasyon planlaması yapılır. Organizasyon planlamasında temel amaç, faaliyetleri bilinçli olarak belirlenmiş amaçlar üzerinde odaklaştırmak, kişilerin ve departmanların yetki ve sorumluluklarını en doğru biçimde belirleyerek gereksiz kadrolaşma ve personel yükünü önleyerek kaynaklardan en verimli şekilde faydalanılmasını sağlamaktır.

5. ORGANİZASYON PLANLAMA

Organizasyon planlaması, Yönetim Kurulu Başkanı ve İnsan Kaynakları Müdürü tarafından koordine edilen bir yönetim faaliyetidir. Her yıl sonunda ilgili yöneticiler bir araya gelerek şirket hedef ve faaliyetlerini gözden geçirirler ve ihtiyaç duyulan yeni kadroları veya artık ihtiyaç duyulmayan kadroları belirlerler. Yeni kadroların görev ve sorumlulukları da eş zamanlı olarak tanımlanır.

6. ÇALIŞAN KAYITLARI

İşe giren her çalışan için bir sicil dosyası hazırlanır. Bu dosyada çalışanın işe girerken getirdiği belgelere ek olarak çalışma hayatı boyunca kendisine verilen iş sözleşmesi bölüm/görev değişiklik formları, eğitim sertifikaları, teşekkür/başarı belgeleri, disiplin cezaları, aile hayatındaki değişiklikleri gösteren belgeler, sağlık raporları vs. gibi diğer belgeler yer alır.
Şirket çalışanları, işe girerken yapılan araştırmalar için verdikleri bilgilerin doğruluğundan sorumlu oldukları gibi, bu bilgilerde değişiklik olması durumunda, İnsan Kaynakları Bölümü’nü söz konusu değişiklikten haberdar etmekle ve ilgili belgeyi çalışan dosyasına konmak üzere ibraz etmekle yükümlüdür.
İşten ayrılan çalışanın ayrılırken imzaladığı belgeler de bu dosyaya konur ve İnsan Kaynakları arşivinde saklanır.

7. ORYANTASYON

Yeni çalışanın ilk gün edineceği izlenimler çok önemlidir. Bu izlenimler muhtemelen kişi şirkette çalıştığı süre içinde bir daha silinmeyecektir. İlk gün yaşanan karmaşayı biraz olsun azaltmak, yabancılık duygusunu hafifletmek amacıyla ilk gün yapılması gereken işlerin bir kısmının (örneğin; şirkete ulaşımı, oturacağı masası vb) işbaşı yapmadan önceki bir zamanda kendisine anlatılması Şirkete ve yeni görevine alışmasını hızlandıracaktır.
İşe yeni başlayan her çalışan İnsan Kaynakları Bölümünce hazırlanacak olan işe uyum eğitimine yani oryantasyon eğitimine tabii tutulur. Oryantasyon, çalışan Şirketler grubunun hangi birim-bölüm (Merkez, bölge, liman, depo vb) pozisyonu (yönetici, uzman, uzman yardımcısı, depo sorumlusu, şoför vb) için alınırsa alınsın mutlaka şirket içinde uygulanan işe alıştırma programına katılmakla yükümlüdür

8. İZİNLER VE DEVAMSIZLIKLAR

Yıllık İzin: Şirkette 1 yılını dolduran personel, İş Kanunu’nda belirtilen sürelerle yıllık izne hak kazanır. Buna göre:
Bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara on dört gün,
Beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara yirmi gün,
On beş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara yirmi altı gün yıllık izin.
Çalışan 50 yaş ve üstü ise birinci yılını doldurduktan sonra 20 gün yıllık izin hak eder.
Yıllık ücretli izin sürelerinin belirlenmesinde çalışılmayan Cumartesi günleri, iş günü olarak kabul edilir.
Yıllık izne çıkan çalışan, Yıllık izin Formunu doldurur, Departman yöneticisinin imzasını aldıktan sonra İnsan Kaynakları Bölümü’ne ulaştırır ve izin dönüşü yıllık izinin kullanıldığına dair form ve izin defterini imzalar.
Yıllık izin süresine genel tatiller ve ulusal bayramlar dahil değildir. İznin bu günlere rastlaması durumunda, izin genel tatil süresi kadar uzatılır.
Mazeret İzni: Çalışanın geçerli mazeretinden dolayı izin alacağı durumlarda Bölüm Müdürü’ne bildirmesi üzerine, işveren tarafından uygun görüldüğü takdirde izin verilebilir. Mazeret izni alan çalışan İzin Formunu doldurur. Bir takvim yılında mazeret izini Grup şirketlerimiz de yılda 5 gün ve 40 saat olarak uygulanır.
Doğum İzni: Kadın çalışanın doğum yapacağı günden 8 hafta öncesi ve 8 hafta sonrası olmak üzere toplam 16 haftayı kapsayan izin hakkı vardır. Çalışan SGK veya anlaşmalı doktor ve doğum raporunu işverene teslimden sonra izin kullanmaya hak kazanır. Kadın çalışanın sağlık durumu uygun olduğu takdirde doktor onayı ile doğumdan önceki üç haftaya kadar işyerinde çalışabilir. Bu halde, doğumdan önce kullanmadığı izin süresi doğumdan sonraki süreye eklenir.
Babalık İzni: Eşi doğum yapan çalışana doğum belgesini ibraz etmek koşulu ile 5 gün ücretli izin verilir.
Ayrıca engelli çocuğu olan personele tedavisi için yılda 10 gün ücretli izin verilir.
Süt izni: Kadın çalışanın doğum yapması durumunda doğum öncesi kullanmadığı izin süresi, doğum sonrası izine eklenebilir. Emzikli kadınlara çocuğu bir yaşında olana kadar doğumdan sonraki bir yıl için günde 1,5 saat emzirme izni verilir. Ev – İş Lokasyonu uygun olmamasın da ise; bu izin İnsan Kaynakları Bölümü tarafından hesaplanarak haftada bir gün yada toplu olarak kullanılabilir.
Evlilik İzni: Evlilik izni 3 iş günü olup çalışan, evlendirme dairesinden almış olduğu Evlenme Günü Kağıdı’nın fotokopisini ve sonrasında Evlenme Cüzdanının fotokopisini işverene getirmekle bu izni kullanmaya hak kazanır.
Ölüm İzni: Personelin 1. Derecede yakını olan anne, baba, kardeş, eş ve çocukları için söz konusu olan ölüm izni toplam 3 gün olup çalışanın beyanı ve üstlerinin onayından sonra kullanmaya hak kazanılan izin şeklidir.
Vizite İzni: Şirket çalışanı herhangi bir rahatsızlık durumunda tedavi için Aile Sağlık Ocağı, SGK veya Devlet Hastanesi’ne müracaat edebilir. Vizite için mazeret izin formu doldurulur, çalışan tedavi olduğu sağlık kurumundan verilen işbaşı belgesini veya istirahatına ilişkin belgeyi 24 saat içinde İnsan Kaynakları Bölümü’ne teslim etmekle yükümlüdür. Yukarıda listelenen sağlık kuruluşlarında muayene olan ve istirahat alan çalışan, verilen rapordaki gün sayısı kadar istirahatlı sayılır. İstirahatın 2 günden fazla olması durumunda, çalışan aylık ücretini Sosyal Güvenlik Kurumu’nun verdiği iş göremezlik ödeneğinden alır. Hastalık halinin SGK hekim ve sağlık kurumlarından alınacak rapor ile belgelenmesi şarttır.
Özel hekim ve sağlık kurumlarından alınan raporlar, SGK tarafından onaylanmadıkça geçerli kabul edilemez ve işe devam etmemenin geçerli nedenini oluşturamaz.

9. ÇALIŞAN DEVAM KONTROL SİSTEMİ

Çalışanın şirkete giriş-çıkış saatleri PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ve parmak izi cihazlarından alınan haftalık raporlar ile tespit edilir.

10. İŞ İLİŞKİSİ SORUMLULUKLARI

Yönetimin Sorumluluğu

Erta Lojistik A.Ş.’da işyerlerinde İnsan Kaynaklarıyla ilgili olarak yürütülen çalışmalar ve geliştirilen sistemler, hizmet kalitesi ilkelerini dikkate alır.

1. Şirketin vizyonu doğrultusunda, şirket değerleri ve iş ahlakı ilkeleriyle uyumlu örnek çalışmalar oluşturmak, bu değer ve ilkelerin hayata geçirilmesini sağlamak.
2. Kuruluşta yöneticiler, organizasyon yapısı içinde farklı bölümlerdeki verimsizlikleri ortadan kaldırıp, insan kaynağının etkinliğini arttırabilecek uygulamalara önem verirler.
3. Yöneticiler, organizasyon yapısında katılımcı yönetim ve takım çalışması anlayışını yerleştirmek, çalışanlarına inisiyatif ve sorumluluk vererek inisiyatif sahibi olmalarını desteklemek ve onları cesaretlendirmekle sorumludurlar.
4. Çalışanların kazanılması, geliştirilmesi, kuruluşla bütünleştirilmesi Erta Lojistik A.Ş. için temel amaçtır.

İş Ahlakı İlkeleri
Erta Lojistik A.Ş. çalışanları işe başladıklarından itibaren iş ahlakı ilkelerine bizzat uymayı taahhüt ederler.

1. Çalışanlar ile olan ilişkilerde dürüstlük, adil yönetim, eşitlik, güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı sağlama,
2. Çalışanların kişiliklerine saygı duyma,
3. Yasalara aykırı işlem yapmaya zorlamama,
4. Kişisel gelişimlerine katkıda bulunma,
5. Çalışanların haklarıyla ilgili olarak ırk, renk, cinsiyet, din, siyasi düşünce, felsefi inanç, mezhep, yaş ve bedensel engellere dayanan bir ayrıcalık yapmama,
6. Fırsat eşitliği sağlayan tüm yasa ve yasal düzenlemelere bağlı kalma; işyerinde bu tür ayrımlara dayanan, taciz sayılabilecek davranış ya da eylemlere izin vermeme,
7. Çalışanlarıyla ilgili bütün kişisel bilgilerin güvenlik içinde korunmasını ve gizli kalmasını sağlama,
8. Ticari faaliyetleri ile başkalarına bilerek zarar vermeme,
9. Müşterilerle ilgili saklı tutulması gereken hiçbir bilgiyi çıkarları için kullanmama,
10. Şirketin ilişkide bulunduğu firmaların ticari ve mali durumları hakkında yanıltıcı açıklama ve davranışlarda bulunmama,
11. Şirket ürün ve hizmet sorumluluklarını taşıma ve gereğini yapmaktan kaçınmama,
12. Teklif verirken ve kontrat görüşmelerinde dürüstlük ve açıklık temel ilkelerinden ayrılmama,
13. Haksız rekabet doğuracak çalışmalar içine girmeme,
14. Kendisine haksız rant tesis edilmesini talep etmeme, bu hususta hiç kimse ve kuruluşa aracılık yapmama, kendisine yapılan bu yöndeki teklifleri reddetme,
15. Verilen sözlerin yerine getirilmesine özen gösterme.

11. KIYAFET DÜZENİ

Cuma günleri serbest kıyafet uygulaması geçerli olup özenli, düzgün ve şirket ciddiyetiyle bağdaşan biçimde olmak kaydıyla çalışanlarımız seçimlerinde serbesttirler. Ancak bu seçimler parmak arası terlik, iş yerinde abartı olabilecek ölçüde dekolte, şort, eşofman gibi iş ciddiyetiyle uyuşmayan kıyafetler içermemelidir. Buradaki esas, çalışanların işlerini yaparken kendilerini rahat hissetmeleri ve başkalarını rahatsız etmemeleridir. Müşteri ya da iş dünyasından 3. kişilerle yüz yüze gelmeden işini yürütebilen kadrolardaki çalışanlar kanvas pantolon ve “business-casual” tişört kullanabilirler.
Müşteriyle birebir görüşme içerisinde olan çalışanlar (Cuma günü ya da hafta sonu olsa bile) resmi kıyafet giymelidirler. Bölüm yöneticileri bu hususlara uyulmaması durumunda ilgili personeli gecikmeden, doğrudan ve anlaşılır bir biçimde uyarmalıdır.

12. BİLGİ GÜVENLİĞİ DÜZENİ

Gelen ve giden evrak, raporlar, bilgisayar çıktıları gibi işletme ve işyeri hakkında bilgi içeren her türlü belge, gizli belge sayılır.
Gizli bilgiler kasa kilitli dolap ve çekmecelerde saklanır. Çalışılmayan saatlerde açıkta bırakılamaz. Gizli belgenin çoğaltılması ya da imhası, bölüm yöneticisinin görevlendireceği çalışan tarafından yapılır.

13. ÇALIŞMA YERİ VE ORTAK ALANLARIN KULLANIMI

Depo, Liman – Ofis ve Ofis alanlarının iç ve dış temizliğinin korunması, araç, gereç ve demirbaşların doğru şekilde ve zarar verilmeden kullanılması tüm çalışanların kişisel sorumluluğudur. Bu sorumluluk sadece araç ve gereçler için değil aynı zamanda telefon, elektrik, su, kırtasiye gibi sarf malzemeleri için maliyet tasarrufunu sağlayacak şekilde sürdürülmesi gereken bir sorumluluktur.